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如何在word文档中插入目录并自动更新  

2012-05-17 15:03:09|  分类: 转载 |  标签: |举报 |字号 订阅

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  在校本教材编写中,有很多教师在编写目录时,手工制作,对齐成了他们头痛的问题,请跟我做做看能不能解决这个问题呢。

   首先,打开或输入要插入目录的WORD文档
    第一步:将要插目录的文档切换到“大纲视图”(执行“视图”菜单下的“大纲”命令)
看到吗?大纲视图除了多了一条菜单栏,每一段话之前也都出现了一个小方块。这个小方块的意思是,这些段落的格式是【正文文本】。如下图



    第二步:选定“一、电脑技巧”、“ 二、网络转帖、“三、动漫心得”、“ 四、心情日志”、“五、网站建设”(即先选定作为一级标题的内容)在“大纲视图专用的工具栏”里找【正文文本】下拉菜单,选择【1级】,这样,“一、电脑技巧”等选定的内容就变成【一级标题】了,之前的小方块也变成了粗“+”号。



 

设为一级标题后文档变为如下图


    第三步:然后,用同样办法,把“1.1如何在word文档中插入目录,并自动更新”等小标题设置为【二级标题】,这样,一直把所有的文章里的标题都设置好。
小提示:大纲视图里有许多按钮,左箭头(绿色),右箭头(绿色),左左箭头(绿色),右右箭头(绿色),上箭头(蓝色),下箭头(蓝色),大家可以自己试试效果
也可先回到“页面视图”点击左下角第三个按钮,或者通过菜单:【视图(V)】→【页面(P)】回到页面视图,再选择菜单:【视图(V)】→【文档结构图(D)】,看到了什么?就是刚刚设置好的标题,在左边显示,点击左边的标题,右边的光标会自动找到文档所在位置,是不是很方便?



    其实,左边显示的内容,就是今后目录的内容。好,接下来开始做目录,把光标放到文档最上面,在“一、电脑技巧”最左边,点菜单:【插入(I)】→【分隔符(B)】,在出来的对话框中选择【分节符类型】【下一页(N)】。这时候你会看到第一页变空白,别担心,第一页就是放目录的地方。(小提示:建议打开“显示/隐藏编辑标记”,这样可以看到分节符(下一页)的位置)。
为什么要插入那个分隔符,而且为什么是分节符而不是分页符呢?我说明一下,分节符(下一页)不但有强制分页的功能,还有一个功能就是,可以把整篇文章分成若干个“节”,刚刚的操作就是把文章分成2节,第一节我们放目录,第二节我们放正文,这又要转到“页码”的内容了。那这样,大家跟着我的操作做。
第四步: 点击菜单:【视图(V)】→【页眉和页脚(H)】,会出现“页眉和页脚”菜单。同时,页面光标也进入了页眉部分,注意看页脚部分,会标识得很清楚,第一页是“页脚 - 第1节 -”,第二页及以后是“页脚 - 第2节 -”,然后点击如下图中显示下一项按钮,


    把光标放在第二页或者第二页以后的页脚,在如上图中的“页眉和页脚”工具栏的中间部分找到一个按钮,(用语言形容就是“一张纸,上面有个#号,一个手在指着它),这个按钮是“设置页码格式”,点它一下,出现“页码格式”对话框如下对话框


    在“页码编排”处,默认是选择在“续前节”的,这里我们选择【起始页码(A)】,并在右边输入“1”,单击确定。这就是说,第二页的页码是从“第1页”开始的,不是继续前一节继续下去的。

     点击一下“页眉和页脚”工具栏中的【关闭】按钮(如上图所示),可以退出页眉和页脚,回到文章正文。
第五步:把光标放在第一页空白处左上角,再通过菜单:【插入(I)】→【引用(N)】→【索引和目录(D)】,点击后出现对话框,别着急点确定,要选择第二个选项卡【目录(C)】(其他页都不会有结果的),怎么样?是不是出现了目录了?目录基本内容就到这里了。
    第六步:接下来是高级部分,做成这样当然不够了,要是把这样一份东西交给领导,不是挨批评吗?也许,领导不会要求目录里的内容都是粗体,为什么是粗体?因为你下面的每一个一级标题、二级标题都设定了粗体,所以到了上面的目录也是粗体了,没关系,光标选中所有的目录(涂黑),再点一下菜单栏里的【B】,可以把粗体变变回来。你也可以编辑段落,还是在选中目录文本的情况下,通过菜单:【格式(O)】→【段落(P)】,在出现的对话框中找到中间部分的“间距”【行距(N)】,把“单倍行距”改成“1.5倍行距”,点确定,这样是不是更好看一点?然后把光标放在第一行目录第一个字左边,输入回车,再在上面空行里输入“目录”2
字,居中,放大,加粗。
第七步:回到文章第一页,观察第一页目录的页码并没有改变,这时用鼠标右键点击目录区域,选择菜单【更新域(U)】,在弹出的“更新目录”对话框中选择【只更新页码(P)】点确定,页码就跟着改变了。如果这时候你选择了【更新整个目录(E)】,这样也行,只是你要重新设置目录格式了,赶紧ctrl+z吧。



 
   如果您的文章只输入到一半,之后还要输入更多的内容,当然还有更多的【标题】,可以在先制作好目录的情况下,继续往下输入,只是当你在大纲视图中设置好第几级标题后,并不会立即更新目录,还是需要更新一下,在大纲视图的菜单里,有【更新目录(U)】的按钮,按了之后也会出现和之前一样的“更新目录”对话框,只是这时候需要选择【更新整个目录(E)】了,选择【只更新页码(P)】是不会把新的内容加入目录的。

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